Gestion des accèsLogistique · organisation multisite

Le parcours

Traitement d’une demande d’accès

Dépôt, instruction, préparation et contrôle : chaque équipe retrouve le statut utile dans le dossier.

Circuit principal

Demander un accès au site

Qui renseigne · qui décide · qui contrôle
Entreprise extérieure

Compte entreprise validéCoordonnées et pièces nécessaires à la demande.

ou
Visiteur ponctuel

Demande sans compteUn parcours dédié à une visite ponctuelle.

Deux entrées, puis un dossier à instruire

  1. 01

    Renseigner la demande

    Demandeur
    Qui intervient ?
    Personnes concernées par la demande.
    Pour quelle intervention ?
    Motif et site concerné.
    Quand et comment ?
    Période et informations pratiques.

    Demande transmise aux services

  2. 02

    Instruire et décider

    Rôles définis selon la demande

    Validation directe
    Service responsable
    Avec avis préalable
    Service concerné
    Service responsable
    Accord

    Préparation de l’accès

    Refus

    Décision enregistrée

  3. 03

    Préparer puis contrôler

    Après validation de la demande

    Intervenant
    Lien personnel par courriel

    Consignes et attestations adaptées à l’intervention.

    Accueil du site
    Vérification à l’arrivée

    Vérification du statut avant l’accès.

    Intervention suivie dans le dossier

Ce que les équipes voient dans l’espace de gestion

Une file par statut

En attenteValidéesRefuséesToutes

Un dossier consultable

Recherche, détail de la demande, et mises à jour partagées entre agents.

Un suivi après l’intervention

Les demandes terminées quittent la file active et restent consultables dans l’historique.

Demande groupée

Une décision par intervenant

Intervenant principalAutres intervenants

Décisions individuelles

Chaque personne a un statut
Le dossier affiche le statut global

Le demandeur voit les décisions utiles au suivi du groupe.

Parcours sécurité

Un suivi rattaché à la personne

Intervenant
Accueil sécurité

Statut conservé dans le dossier

Protocole

Selon le type d’intervention

Réutilisé pour ses demandes

Le suivi ne repart pas de zéro à chaque demande

Les règles de validité et de renouvellement sont paramétrées selon le contexte.

Circuit distinct

Obtenir un badge permanent

Demandeur

Déposer la demande

Identité du titulaire, motif et pièces nécessaires.

Deux conditions à réunir

Vérifications terminées
ET
Dossier complet
Titulaire

Compléter le parcours sécurité

Le parcours s’ouvre une fois le dossier complet.

Titulaire et accueil

Retirer le badge sur rendez-vous

Remise organisée par l’équipe d’accueil.

Constats et réponses apportées

Situation initialeRéponse fonctionnelleEffet attendu ou rapporté

Des outils centrés sur les utilisateurs internes

Les échanges avec les prestataires reposent sur des canaux séparés.

Réponse fonctionnelle

Créer un portail externe avec comptes, formulaires et dépôt de documents.

Effet attendu ou rapporté

L’intervenant renseigne sa demande et consulte son avancement.

Des demandes à prioriser

Sans vue commune, les équipes cherchent le dernier statut auprès d’autres services.

Réponse fonctionnelle

Rendre les demandes et leurs statuts accessibles aux services concernés.

Effet attendu ou rapporté

Les équipes identifient les dossiers à traiter et préparent les arrivées.

Des informations dispersées

Les pièces et décisions circulent séparément du dossier.

Réponse fonctionnelle

Partager les informations du dossier et notifier les étapes du traitement.

Effet attendu ou rapporté

Les personnes habilitées disposent de la même information à jour.

Informations partagées

Demande et justificatifsDécisions et statutHistorique du dossierNotifications

Les notifications accompagnent le traitement ; elles ne remplacent pas la validation des services.